Tóm tắt & Review (Đánh Giá) sách Cẩm Nang Quản Lý Và CEO của tác giả Linda A. Hill.
Cuốn sách Cẩm Nang Quản Lý Và CEO này viết về 19 nhà quản lý của một doanh nghiệp chứng khoán và một doanh nghiệp máy tính trong năm đầu tiên họ bước vào sự nghiệp quản lý. Tất cả họ đều là những nhà quản lý kinh doanh hay tiếp thị mới được bổ nhậm.
Trước khi được thăng chức, họ là các viên chức nổi trội và được biết đến như một chuyên gia. Sự đóng góp của họ mang tính chất cá nhân. Trong khi đó, một nhà quản lý phải chính thức điều hành một doanh nghiệp hay một phòng ban và có trách nhiệm giám sát người khác, chứ không phải trực tiếp thực hành những nhiệm vụ chuyên môn. Sự phân tách chức năng của một viên chức và một nhà quản lý cấp cơ sở thường không rõ ràng, vì những nhà quản lý cấp cơ sở cũng thực hành các công tác chuyên môn nhất định. Vậy nên điểm dị biệt giữa nhà quản lý và một người đóng góp cá nhân nằm ở quyền lực chính thức đối với người khác, cũng như quyền và nghĩa vụ kèm theo vị trí quản lý đó.
Nhà quản lý mới là người quản lý kinh doanh cấp cơ sở trong doanh nghiệp. Hàng ngày họ trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các đại diện bán hàng trong khu vực của mình. Họ có nghĩa vụ phải đạt được các mục tiêu bán hàng và tiếp thị cụ thể. Công tác của họ bao gồm phát triển tổ chức bán hàng; tạo môi trường làm việc lành mạnh; thiết lập tiêu chuẩn về hiệu suất hoạt động; đánh giá, khen thưởng và phát triển viên chức cấp dưới; làm cầu nối giữa phòng ban do mình phụ trách và các phòng ban khác trong doanh nghiệp; giảng giải và thi hành chính sách đoàn thể; là đại diện cho doanh nghiệp trước cộng đồng.
Cả hai nhóm tham gia nghiên cứu này đang làm việc cho các doanh nghiệp được xếp vào danh sách Fortune 500 và đều thuộc nhóm dẫn đầu trong lĩnh vực của mình. Các doanh nghiệp đã phải thay đổi liên tục để thích ứng với môi trường kinh doanh càng ngày càng cạnh tranh và bất ổn. Vì vậy, vai trò quản lý trong các doanh nghiệp cũng trở nên phức tạp hơn. Các nhà quản lý có quyền hạn lớn hơn về tài chính, chiến lược và nguồn nhân lực. Nhiệm vụ của họ là theo đuổi không chỉ các mục tiêu tài chính ngắn hạn, mà cả những sáng kiến chiến lược dài hạn. Họ được trông đợi không chỉ tập trung đẩy mạnh doanh thu, mà còn nâng cao lợi nhuận. Doanh nghiệp chứng khoán, sau khi huỷ bỏ quy định về ngành kinh doanh dịch vụ tài chính, đã chuyển trọng tâm từ sản phẩm sang dịch vụ. Doanh nghiệp máy tính gần đây đã khởi đầu chương trình kiểm soát giá cả, dịch vụ và chất lượng. Và cả hai doanh nghiệp đều nhấn mạnh yêu cầu về khả năng lãnh đạo, phát triển viên chức cấp dưới và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Trách nhiệm của các nhà quản lý tại doanh nghiệp chứng khoán và các nhà quản lý ở doanh nghiệp máy tính không giống nhau. Vị trí công tác của họ cũng khác nhau đáng kể. Các nhà quản lý ở doanh nghiệp chứng khoán quản lý những người kinh doanh bán lẻ, vốn là những người độc lập trong việc bán sản phẩm vô hình (các công cụ tài chính) cho khách hàng cá nhân và đơn vị kinh doanh nhỏ. Các nhà quản lý ở doanh nghiệp máy tính chịu trách nhiệm về những người bán hàng vốn bán hệ thống xử lý số liệu lớn cho các khách hàng thương nghiệp. Họ là thành viên của một đội ngũ bán hàng bao gồm các nhà phân tách hệ thống, viên chức hành chính và vận hành, và các nhà quản lý doanh nghiệp máy tính không có quyền lực chính thức nào đối với họ. Các nhà quản lý doanh nghiệp chứng khoán là những nhà quản lý chung, với trách nhiệm tính toán lãi lờ cho toàn chi nhánh. Họ được yêu cầu lập kế hoạch chiến lược và thực hành chương trình cho phòng ban của mình. Tuy vậy, họ chỉ chịu trách nhiệm về chức năng bán hàng; hồ hết các mục tiêu của họ vẫn còn là doanh thu chứ chưa định hướng tới lợi nhuận. Họ phải xây dựng các chương trình kinh doanh và tiếp thị cho phòng ban mình phụ trách dựa trên chiến lược chung của chi nhánh. Đối với nhà quản lý ở doanh nghiệp chứng khoán, “nhịp cầu” nối quyền hạn và sự tự chủ kéo theo sự thay đổi trong chức phận có vẻ dài rộng hơn so với các nhà quản lý tại doanh nghiệp máy tính. Cũng không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý ở doanh nghiệp chứng khoán có nhiều kinh nghiệm trong vai trò một viên chức thường ngày hơn là các nhà quản lý ở doanh nghiệp máy tính.
Bất chấp những dị biệt này, các nhà quản lý mới đã có những mô tả nhất quán về những kinh nghiệm đầu tiên của họ[1]. Chúng ta sẽ cùng coi xét năm làm việc đầu tiên của các nhà quản lý.
NHỮNG PHÁT HIỆN MỚI
Dù rằng có vô số sách báo đưa ra lời khuyên về việc phát triển năng lực quản lý, nhưng rất ít tài liệu dựa trên cơ sở nghiên cứu các bài học thực tiễn, chưa kể hiếm có tài liệu nào đứng trên ý kiến của nhà quản lý mới hay coi xét kinh nghiệm được đúc kết từ công tác. Với cái nhìn đơn chiều, hồ hết các tài liệu đó đều tập trung phác thảo tri thức mà một nhà quản lý cần biết: có đủ năng lực cấp thiết (tri thức và những kỹ năng liên quan để phát huy hết chức năng quản lý) và chứng minh những mối quan hệ then chốt. Việc trở nên nhà quản lý cốt tử được trình bày như một bài tập trí tuệ, dù đó là một bài tập khó.
Trong chương này, chúng tôi trình bày vấn đề theo một hướng tiếp cận khác. Ở đây, các nhà quản lý mới sẽ tự nói về bản thân khi họ học một “nghề” mới. Kinh nghiệm và ấn tượng của họ tiết lậu cho chúng ta nhiều thông tin về những thách thức mà một nhà quản lý mới phải đối diện. Hãy lắng tai họ và bạn sẽ hiểu rằng sự chuyển tiếp thành nhà quản lý không chỉ giới hạn ở việc đạt được các quyền hạn hay xây dựng các mối quan hệ, mà còn là sự biến đổi sâu sắc khi cá nhân học cách nghĩ suy, cảm nhận và đánh giá như những nhà quản lý.
Sự chuyển đổi thành cấp quản lý
Các nhà quản lý mới vào nghề mô tả sự biến đổi này một cách sống động và đan xen vào đó là những câu chuyện khi họ đương đầu với bao tay để thích ứng với cương vị mới, thay đổi những ý kiến và thói quen cố hữu, e sợ thử nghiệm những cách tư duy và hành xử mới… Theo họ, điều đáng quan hoài không chỉ đơn giản là điều gì đã xảy ra, mà là họ đã cảm nhận điều đó như thế nào.
Các nhà quản lý khởi đầu điều chỉnh tâm lý khi họ cố gắng nghĩ suy và vật lộn với những trách nhiệm mới là lập chương trình và xây dựng màng lưới. Bốn nhiệm vụ trong bước chuyển tiếp này là:
• Tìm hiểu ý nghĩa của việc trở nên một nhà quản lý;
• Đoàn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp;
• Tự khẳng định mình;
• Khả năng ứng phó với áp lực và xúc cảm cá nhân.
Tuy nhiên, những kỳ vọng của các nhà quản lý vẫn chưa đầy đủ và khá sơ sài. Họ cần dung hòa chúng với thực tế của công tác quản lý hàng ngày, cũng như với những đòi hỏi liên tục và khó lý giải của cấp dưới, cấp trên và cả những người đồng cấp. Qua thời kì, các nhà quản lý khởi đầu tự phát triển lý thuyết quản lý của riêng mình, tức là xây dựng một tập trung các giả thiết về vai trò quản lý. Họ càng nhận thức về các lý thuyết này một cách rõ ràng hơn khi chúng được phản ánh trong từng hành động và quyết định của họ. Từng bước, các lý thuyết này sẽ dẫn lối cho hành vi của họ trong tương lai.
Phần đông các nhà quản lý đều xác nhận rằng việc “học làm quản lý” trong năm đầu tiên là vượt qua những thách thức về mặt con người. Qua sự tương tác với những người khác, họ rút ra được nhiều quy tắc ứng xử giữa các cá nhân trong hoạt động quản lý. Chính việc tự đoàn luyện bản thân, chứ không phải những đòi hỏi về công tác, khiến nhà quản lý mới cảm thấy lo ngại nhất. Năm đầu tiên quản lý là khoảng thời kì tự đánh giá và phát triển cá nhân. Họ trưởng thành hơn khi đương đầu với những phát hiện mới về bản thân và được yên ủi phần nào khi thấy những nhà quản lý mới khác cũng lúng túng như họ – đang thay đổi và phát triển. Vậy trước nhất họ cần học cách đương đầu với những bao tay và xúc cảm mãnh liệt liên quan đến chức phận mới để hướng đến sự thăng tiến tiếp theo.
Dù rằng có thể phân chia bốn nhiệm vụ trên, nhưng các nhà quản lý vẫn ít nhiều xử lý và học hỏi chúng cùng một lúc. Học hỏi ở đây là học cách nhìn nhận vấn đề bằng cái nhìn mới, ở một trình độ cao hơn và học từ thực tế. Thỉnh thoảng, các nhà quản lý không ý thức được rằng họ đang học. Việc học cốt tử là sự thay đổi lặng thầm diễn ra trong quá trình tích lũy kinh nghiệm nhằm từng bước tiếp thu những niềm tin, ý kiến và giá trị mới. Đây là một trong những quá trình tinh lọc và điều chỉnh quan yếu nhất. Warren Bennis, một tác giả chuyên về huấn luyện và phát triển kỹ năng quản lý, đã viết: “Nhà quản lý là người không chú tâm góp nhặt những điều đã học để biến chúng thành ‘tài sản’ của mình, mà chỉ trở thành một con người mới với những điều học được như một phần không thể tách rời trong con người họ”.
Cũng như những người trẻ tuổi khi “lên chức” ba má, các nhà quản lý cần học hỏi ngay từ công tác. Họ chịu trách nhiệm về cuộc sống của những người khác, vì thế họ buộc phải ra quyết định và hành động trước cả khi họ biết chính xác mình cần làm gì. Và như những ông bố, bà mẹ trẻ kia, các nhà quản lý cũng trưởng thành nhờ kinh nghiệm. Khi họ đương đầu với thử thách, họ mới coi xét bản thân và thế giới bằng một cái nhìn khác.
Đa phần các nhà quản lý trong nghiên cứu này đều thành công. Họ được cấp trên đánh giá là thực hành tốt công tác ngay trong năm đầu tiên. Nói cách khác, họ đã đúng khi dám thử nghiệm những chuyển biến cấp thiết. Nhưng họ cũng thừa nhận rằng đây là quãng thời kì đặc biệt khó khăn đối với họ.
Mời các bạn tải đọc sách Cẩm Nang Quản Lý Và CEO của tác giả Linda A. Hill.
